Ретроспектива. Меньше стресса, больше толку

Голосование на ретроспективе

Ретроспектива — это одно из важных собраний в SCRUM-методологии, на котором команда ищет пути повышения собственной эффективности. На первый взгляд, все просто. Но на деле проведение такого собрания может превратиться как в праздную болтовню, так и в большие разборки с личными обидами.

В этой статье я хочу рассказать о конкретных практиках, которые помогли нам упорядочить и направить ретроспективу в более конструктивное русло.

Эти правила были подсмотрены на воркшопе Франсуа Бахмана (Francois Bachmann) на конференции Agile EE 2010. Сегодня у нас за плечами 5 таких ретроспектив, и уже можно говорить об определенной положительной динамике.

Итак, вот они.

1. Начинайте ретроспективу словами, настраивающими на конструктив. Например: «Мы собрались здесь для того, чтобы критически посмотреть на ход итерации и найти то, что нам мешало сделать свою работу лучше. Безусловно, все мы работали, максимально используя свои возможности, знания и умения. Мы это не обсуждаем. Если это не так и мы не уверены в 100%нтной отдаче каждого, нам нечего делать за одним столом.»

Скажу честно, мне самой кажется такое приветствие несколько пафосным и я обычно предупреждаю, что сейчас скажу стандартную важную фразу — будьте к ней готовы. Но тем не менее, какую бы скептическую улыбку не вызывало такое начало ретроспективы, оно настраивает всех участников на более конструктивный разговор. В этот момент мы задаем тон и рамки собрания. Уже сложнее сказать: «Я тут вкалываю, а вы мне еще претензии какие-то ставите!». Мы все вкалываем. Это не обсуждается. Обсуждаются только проблемы и причины, которые к ним привели. Важно в каждый момент ретроспективы, особенно, если она начала уходить на личности, держать в фокусе эту мысль.

2. Сформулируйте повестку — дайте возможность каждому озвучить проблемы. В случае ретроспективы наша повестка — это наши проблемы. Для того, чтобы их решить, сначала нужно о них узнать. Поэтому важно создать подходящие условия для того, чтобы волнующие вопросы проявлялись. Именно на ретроспективе особенно важно, чтобы каждый ее участник получил равную возможность сообщить о своей проблеме. Собрание не должна превращаться в митинг, где менеджер говорит, какие у нас есть проблемы и все думают, как их решить.

Для того, чтобы всем предоставить одинаковые права мы используем индивидуальные карточки. Карточки выкладываются на стол перед началом и ничего особенного из себя не представляют — обычные чистые квадратные листки для заметок. Каждый участник ретроспективы заполняет столько карточек, сколько пожелает, но с условием: 1 карточка = 1 проблема. В таком режиме процесс формулирования проблем обычно проходит быстро (не более 15 минут) — ведь, на самом деле, все заранее знают, что у них наболело, и нужно просто дать возможность это высказать. В виду того, что каждый пишет индивидуально, будьте готовы, что одну и ту же проблему затронут несколько участников. Это не страшно, я бы даже сказала, что это хорошо — значит, проблема серьезная и заслуживает внимания команды.

Заканчивается выявление повестки тем, что карточки выкладываются в ряд и каждому из нас дается слово для озвучивания и дополнительного разъяснения проблемы. В этот момент как раз и может оказаться, что несколько участников говорят об одном и том же. В этом случае карточки объединяются.

Таким образом, после того, как все высказались, мы имеем на руках список проблем, которые, по мнению команды, мешают нам быть более эффективными. Это и есть конкретная повестка ретроспективы. Хочу заметить, что на этом этапе важно помнить, что мы сейчас только проявляем проблемы — то есть обсуждаем их ровно настолько, чтобы понять их суть. Время для решения будет позже, когда проблемы всех участников будут озвучены.

2.1. Дайте возможность каждому отметить хорошее. На самом деле, в момент заполнения карточек мы пишем не только то, что можно улучшить, а и то хорошее, что хотелось бы отметить и закрепить. Положительные карточки точно так выкладываются и презентуются. Отличие в том, что положительное не требует такого обсуждения и анализа, как отрицательное. Поэтому на этом роль положительных карточек заканчивается. Но не забывайте отмечать хорошее — это, действительно, важно.

3. Приоритезируйте проблемы. Итак, у нас на руках список проблем в виде лежащих на столе карточек. Нужно решить в каком порядке их рассматривать. Как минимум для того, что у нас может быть ограничено время обсуждения и мы должны успеть обсудить все самое главное. Другими словами, к вопросам на ретроспективе мы относимся точно также как и к любым другим задачам — мы тратим на них время, и, значит, мы должны их делать согласно приоритетам. В данном случае идет речь о приоритетах такой сущности, как команда, поэтому важность проблемы определяется голосованием. Каждый участник имеет на руках несколько фишек. Их число колеблется от 2 до 4 — это зависит от количества человек в команде и количества поднятых проблем. Дальше все просто: «Ваши ставки, господа!» — и мы ставим фишки на карточки.

Правила голосования:

  • Участник не может поставить на одну и ту же карточку больше 1-ой своей фишки. Это нас защищает от соблазна поставить все свои на свое.
  • Участник должен использовать все свои фишки. В этом случае он волей-неволей посмотрит по сторонам, хотя бы тогда, когда у него закончатся свои проблемы, а фишки останутся.

Справедливости ради, нужно отметить, что у нас на каждой ретроспективе есть проблемы, не набравшие ни одного голоса и есть явные фавориты. То есть не наблюдается такое явное желание протянуть свое и не заметить чужого. Так что, может быть, установленные правила и можно смягчить, опираясь на самосознание команды.

4. Выписывайте варианты решений и конечное решение. После того, как на руках есть список проблем, отранжированных в порядке убывания важности, можно приступать к обсуждению. В самой технике обсуждений у нас еще никаких особенных секретов нет. Думаю, это именно тот этап, который можно усилить в будущем. Основное, что хочу по этому поводу сказать, что в момент рассмотрения решений, рассматривайте 2 варианта: решения, которые могут быть реализованы только силами команды и решения, которые требуют сторонних сил. И не забывайте записывать договоренности, иначе о них просто напросто можно забыть уже к концу ретроспективы. В момент обсуждения конкретной проблемы, мы заполняем соответствующую карточку с решениями. А по итогам ретроспективы заносим наши результаты в вики.

5. Спасибо. Окончание ретроспективы — самое время для слов благодарности. Чтобы чуть встряхнуть мозги и направить их в позитивное русло.

Вместо заключения.

Зачем так сложно? Неужели нельзя собраться и просто поговорить? Не буду говорить, что ретроспектива абсолютно в свободном формате невозможна. Быть может, в вашей команде и получится. А если все же возникнут сложности: кого-то не успели выслушать, кто-то считает свои проблемы самыми важными и т.д. и т.п., попробуйте воспользоваться приведенными выше правилами — у нас они работают. А проблемы… Они были, есть и будут.  Их нужно уметь проявлять и решать. Минимизируя стресс, что важно, иначе будет не работа, а сплошная нервотрепка. Да, и, конечно, при всем при том, эти правила — не панацея. Мы их тоже будем пересматривать по мере необходимости, ведь ретроспектива — это точная такая же часть процесса, как и любая другая,  которую можно улучшать. Если не боитесь впасть в рекурсию, проводите также и ретроспективы ретроспектив.

P.S. Говорят, что отлично проводится ретроспектива за бокалом пива. Охотно верю) Как-нибудь, мы обязательно попробуем и, может быть, я даже об этом напишу.

Один комментарий на “Ретроспектива. Меньше стресса, больше толку”

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться для отправки комментария.